Depuis plusieurs années, nous nous sommes adaptés à une nouvelle façon de travailler : le distanciel. En 2020, nous n’avions pas le choix, et nous avons appris à faire, tant bien que mal. Depuis, les temps ont changé. Nous ne sommes plus confinés, heureusement, mais en entreprise, tout le monde s’est rendu compte que les réunions en visioconférence avaient un avantage important : le gain de temps ! Aujourd’hui, la plupart de nos réunions se font à distance, et nous jonglons entre Zoom, Skype, Teams et Google Meet selon les habitudes de chacun.
Si cette nouvelle habitude nous permet d’être plus efficaces dans la gestion de notre temps, il n’en reste pas moins que, après une journée remplie de réunions en visioconférence, nous sommes épuisés.
Pour ne plus subir, découvrez 9 conseils pratiques et actionnables pour vraiment réussir vos réunions virtuelles.
1. Préparer un Ordre du Jour (ODJ) Clair et Précis, et l'Envoyer à l'Avance
La clé d’une réunion virtuelle réussie commence avant même que la réunion ne démarre réellement.
- Envoyez l’ODJ au moins 24 heures avant la réunion pour que tous les participants puissent se préparer et savoir à quoi s’attendre.
- Un ODJ clair doit indiquer les horaires de la réunion, le timing prévu des différents sujets à aborder, et bien sûr, les objectifs à atteindre.
2. Fixer des Attentes Claires
Dans votre ODJ, fixez des attentes claires pour orienter la réunion.
- Indiquez clairement ce qui doit être réalisé pendant la réunion.
- Précisez les rôles et responsabilités de chaque participant.
3. Désigner un Responsable de Réunion
Votre réunion sera réussie si vous désignez un responsable de réunion qui facilitera les échanges.
- Le responsable guide les discussions et s’assure que tous les sujets de l’ordre du jour sont bien traités.
- Il veille aussi au respect du timing prévu pour chaque sujet, contribuant ainsi à une réunion efficace et ponctuelle.
4. Adopter la Stratégie du “Micro Unique”
Pour éviter le chaos des discussions simultanées, adoptez la stratégie du “micro unique”.
- Une seule personne parle à la fois : encouragez les participants à lever la main virtuellement ou à utiliser un signal pour indiquer qu’ils veulent parler.
- Le responsable de réunion peut résumer les points clés après chaque intervention pour s’assurer que tout le monde a bien compris.
4. Adopter la Stratégie du “Micro Unique”
Pour éviter le chaos des discussions simultanées, adoptez la stratégie du “micro unique”.
- Une seule personne parle à la fois : encouragez les participants à lever la main virtuellement ou à utiliser un signal pour indiquer qu’ils veulent parler.
- Le responsable de réunion peut résumer les points clés après chaque intervention pour s’assurer que tout le monde a bien compris.
5. Attribuer des Rôles Clairs à Chaque Participant
Pour maximiser la productivité de votre réunion, attribuez des rôles clairs à chaque participant.
- Déterminez des rôles tels que preneur de notes, chronométreur, ou facilitateur de discussions pour augmenter le niveau de participation.
6. Limiter la Durée des Réunions
Les réunions courtes sont souvent plus productives.
- Limitez le temps de vos réunions entre 45 minutes et une heure pour maintenir une concentration optimale.
- Si plus de temps est nécessaire, planifiez des pauses ou séquencez le temps en plusieurs créneaux.
7. Commencer par un Rappel des Objectifs
Commencez chaque réunion en rappelant ses objectifs.
- Cela aide à clarifier pour ceux qui n’ont pas lu l’ODJ et assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
8. Appliquer la Règle des Deux Pizzas de Jeff Bezos
Limitez le nombre de participants au nombre de personnes qui peuvent partager deux pizzas (environ 5-7 personnes).
- Cela évite les discussions chaotiques et garantit la participation de tous.
- La prise de décision sera également beaucoup plus rapide.
9. Planifier les Prochaines Étapes
Ne vous arrêtez pas là ! Planifiez immédiatement les prochaines étapes.
- Réservez 5 à 10 minutes pour récapituler les décisions prises et les actions à entreprendre.
- Fixez des échéances claires pour chaque tâche assignée.
- Envoyez un compte rendu rapide de la réunion avec les points clés et les actions à suivre.
Vous avez maintenant 9 conseils pratiques pour réussir vos réunions virtuelles. En préparant un ordre du jour clair, en désignant un responsable, en utilisant la stratégie du micro unique, en impliquant tout le monde avec un rôle précis, en limitant la durée des réunions, en rappelant les objectifs, en utilisant la règle des deux pizzas, en excluant les interventions non nécessaires et en planifiant les prochaines étapes, vous pouvez transformer vos réunions virtuelles en moments productifs et efficaces.
